论文摘要：浅谈档案信息电子化

　　论文关键词：档案 信息 电子化

　　档案信息电子化，就是用计算机对档案文献（纸质或机读形式的）进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息以供人们利用的过程。档案信息电子化已经成为档案管理工作发展的必然趋势， 形成这一趋势的根本原因在于随着科技的进步 ，计算机得到了普及，整个社会信息化程度日益提高，在生产实践中相应生成了大量的电子档案 。尽管在电子档案应用的初期，人们往往是按照传统的档案管理模式，一般的电子档案都被打印成纸质资料进行保存，电子档案本身还缺乏足够的独立性，但2005年4月1日《电子签名法》的正式实施以后，电子档案的法律地位被法律明确规定下来了，档案信息的电子化受到了空前重视，整个档案管理模式的也相应发生了重大变化。笔者作为一名基层档案管理工作者，将就档案信息电子化在档案管理工作中的意义、当前实施档案信息电子化所存在的一些问题以及如何科学推进档案信息电子化工作等方面谈谈自己的一些陋见。

　　一

　　国家档案局局长毛福民曾指出档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理。档案信息电子化，相对于传统档案管理模式是一种超越，企业管理毕业论文在当前和未来的档案管理模式中处于一个重要环节，对于切实贯彻科学发展观，提升档案管理工作质量有着重大意义，主要体现在以下几个具体方面：

　　（一）档案信息电子化，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。传统手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献，其对提高档案管理工作的效率起着突出作用。

　　（二）档案信息电子化，可充分发挥科技优势，大幅降低档案信息加工工作的成本。传统手工编研信息成果出版需要较大的成本，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。而档案信息电子化，可一次较低成本投入，多次产出，许多档案信息的开发和使用可以减少经费不足的限制，使得档案管理工作可以大幅降低档案信息加工工作的成本，档案管理工作绩效获得跨越式提升。

　　（三）档案信息电子化，档案信息的利用更为便利，可大大增强档案管理工作的服务功效。档案信息电子化，信息成果可无限的复制、拷贝，相对于传统的档案信息服务模式，不仅成本低，而且传递的方式也有许多革命性变化，变得非常快捷。档案信息电子化的这些优势，不但提高了档案信息的利用率，也拓宽了档案管理工作服务范围，利于发挥档案管理档案部门的服务功能。（四）档案信息电子化，与最新技术接轨，可为档案信息管理工作现代化打下基础。信息化已经是社会发展的必然走向，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。档案信息电子化，使现在的劳动电子化，就是为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

　　二

　　虽然档案信息电子化已经成为档案管理工作发展的必然趋势，对于提升档案管理工作质量有着重大意义，但是档案电子化必须以数字化、网络化和信息共享为主要内容，它的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行，在现实条件下，要全部实现档案信息电子化管理还存在许多问题。

　　（一）缺乏通用性具有信息管理功能的软件。小学教育类论文目前，我国各档案部门使用的计算机软件不能互用，还没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这对于快捷地出版信息编辑成果，充分地利用计算机完成信息管理工作具有明显的负面影响，也制约了档案信息电子化的进程。

　　（二）档案信息系统和计算机网络系统共享性不足。在我国至今还没有建立一个可实现数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，也阻碍了档案信息电子化。

　　（三）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因，馆室收藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也影响了档案信息电子化。

　　（四）档案的技术标准、组织工作程序标准滞后，需要重新制定。我们的档案的技术标准、组织工作程序标准是传统档案信息管理模式下的产物，限于当时的技术条件，当然不会从计算机信息处理技术特点和发展去考虑的。而随着计算机的普及，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应，这种标准的滞后对档案信息电子化也是不利的。

　　（五）电子档案的技术、法律等方面的安全保障尚需加强。电子档案在其形成、存贮和共享利用等各个环节中，都会存在各种类型和各种层次的安全问题。在网络环境下，数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障主要四方面。无论哪一方面存在问题，都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。我们在这些方面的安全保障能力还远远不够，对于档案信息电子化也是不利的。

　　（六）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

　　三

　　当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，体育毕业论文而随着信息化的时代的到来，档案信息电子化又将是未来档案管理的必然趋势，因此，我们要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，采取有效措施，全面提高电子档案管理的质量和效果，具体我们可以从以下方面努力：

　　（一）规范电子档案管理制度。我们应该由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整、安全。

　　（二）建立电子档案应用共享平台。我们要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供机关各科室自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。

　　（三）积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实电子档案管理队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对于现有的档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，改变电子档案管理人才缺乏的现状。

　　（四）及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生，以确保电子档案资料的安全。